Verwerking van (persoons-)gegevens door de verantwoordelijke voor de online sollicitatieprocedure

Inleiding
Beaphar B.V. hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de gegevens die je verstrekt via ons sollicitatieformulier, welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze verwerken, bewaren en delen, en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Verantwoordelijke
Beaphar B.V.
Drostenkamp 3, 8101 BX Raalte
jobs@beaphar.com
+31 572 348 834
Functionaris voor Gegevensbescherming: Data Protection Officer

Welke gegevens worden verzameld?
Via het sollicitatieformulier verzamelen wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

- Identificatiegegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres;
- Sollicitatiedocumenten: curriculum vitae (cv), motivatiebrief, diploma's, certificaten;
- Referenties: contactgegevens van referenten (indien door jou verstrekt);
- Overige gegevens: eventuele aanvullende informatie die je vrijwillig verstrekt, zoals beschikbaarheid, salarisindicatie en specifieke wensen met betrekking tot de functie.
Doeleinden van de verwerking
De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
1. Beoordeling van je geschiktheid voor de functie waarop je solliciteert;
2. Communicatie met jou over je sollicitatie en de voortgang van de procedure;
3. Administratieve verwerking van je sollicitatie;
4. Eventuele toekomstige vacatures (indien je toestemming geeft voor het bewaren van jouw gegevens voor dit doel).

Rechtsgrond van de verwerking
De verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op de volgende rechtsgronden:
- Uitvoering van een overeenkomst: het verwerken van jouw gegevens is noodzakelijk om je sollicitatie te beoordelen en een arbeidsovereenkomst tot stand te brengen;
- Toestemming: indien je toestemming geeft om jouw gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures;
- Gerechtvaardigd belang: het belang van Beaphar B.V. om jouw sollicitatie efficiënt te verwerken en geschikte kandidaten te selecteren.

Bewaartermijn
Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:
- Sollicitatieprocedure: jouw gegevens worden tot maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard;
- Toekomstige vacatures: indien je toestemming geeft, worden jouw gegevens maximaal 1 jaar bewaard;
- Wettelijke verplichtingen: indien van toepassing worden gegevens bewaard zolang dit wettelijk vereist is.

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met:
- Interne medewerkers van Beaphar B.V. die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure;
- Externe partijen: indien noodzakelijk zoals een assessmentbureau en alleen met jouw voorafgaande toestemming;
- Autoriteiten: indien wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken.

Wij zorgen ervoor dat jouw gegevens niet worden gedeeld met derden buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder passende waarborgen.

Beveiliging van jouw gegevens
Beaphar B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en misbruik. Voorbeelden hiervan zijn:
- Versleuteling van gegevens;
- Beperking van toegang tot gegevens tot geautoriseerde medewerkers;
- Regelmatige beveiligingsaudits.

Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:
1. Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van jou verwerken;
2. Recht op rectificatie: je kunt verzoeken om onjuiste gegevens te corrigeren;
3. Recht op verwijdering: je kunt verzoeken om jouw gegevens te verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren;
4. Recht op beperking van verwerking: je kunt verzoeken om de verwerking van jouw gegevens te beperken;
5. Recht op overdraagbaarheid: je kunt verzoeken om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen;
6. Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
7. Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming, kun je deze op elk moment intrekken.

Om bovenstaande rechten uit te oefenen, kun je contact opnemen via jobs@beaphar.com.

Klachten
Indien je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet correct verwerken, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
Beaphar B.V. behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Contact
Voor vragen over deze privacyregeling of de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via jobs@beaphar.com.

Verwerking van (persoons)gegevens door de exploitant van de vacaturesite

Algemene informatie

Deze vacaturesite wordt geëxploiteerd door Personio SE & Co. KG, een bedrijf dat een softwareoplossing voor HR- en sollicitatiemanagement aanbiedt (https://www.personio.com/legal-notice/). Data doorgegeven in het kader van je sollicitatie, worden met TLS-encryptie verstuurd en opgeslagen in een database. De enige verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in artikel 24 van de AVG is de onderneming die deze online sollicitatieprocedure uitvoert. Personio is slechts de exploitant van de software en deze vacaturesite en binnen deze context een verwerker zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG. De verwerking door Personio vindt plaats op basis van een orderverwerkingsovereenkomst tussen de verwerkingsverantwoordelijke en Personio. Daarnaast verwerkt Personio SE & Co. KG verdere gegevens, waarvan sommige persoonsgegevens kunnen zijn, om zijn diensten te kunnen aanbieden, met name voor het beheer van deze vacaturesite. Hierop zullen we nader ingaan in de onderstaande bepalingen.

De verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München, Duitsland
Telefoon: +49 (89) 1250 1004
Vermelding in het handelsregister
Handelsregisternummer: HRA 115934
Kantongerecht: Amtsgericht München (Kantongerecht München)
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming:privacy@personio.com

Toegangslogboekregistraties ('server logs')

Bij iedere toegang tot deze vacaturesite worden automatisch algemene protocolgegevens verzameld, ook wel server logs genoemd. Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. Zonder deze gegevens zou het in sommige gevallen technisch onmogelijk zijn om de inhoud van de software te genereren of weer te geven. Bovendien is de verwerking van deze gegevens ook uit veiligheidsoverwegingen absoluut noodzakelijk, vooral als het gaat om het controleren van de toegang, invoer en verzending van gegevens evenals het opslagbeheer. Daarnaast kan deze anonieme informatie worden gebruikt voor statistische doeleinden en de verbetering van diensten en technologie. Bovendien kunnen de logbestanden achteraf worden gecontroleerd en geanalyseerd als een onrechtmatig gebruik van de software wordt vermoed. De rechtsgrond hiervoor is §25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG). Over het algemeen worden gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van toegang tot de software verzameld. De omvang van dit logproces is niet groter dan dat wat gangbaar is op andere websites op het internet. Deze toegangslogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.

Foutlogs (“error logs”)

Om fouten op te sporen en op te lossen worden zogenaamde foutlogs aangemaakt. Dit is strikt noodzakelijk om ervoor te zorgen dat we zo snel mogelijk op mogelijke problemen bij de weergave en uitvoering van de inhoud kunnen reageren (gerechtvaardigd belang). Deze gegevens zijn over het algemeen gepseudonimiseerd, zodat deze niet herleidbaar zijn tot een bepaald persoon. De rechtsgrond hiervoor is § 25 lid 2 punt 2 van de Duitse Telemediawet (TDDDG). Als er een fout wordt gemeld, worden algemene gegevens zoals de domeinnaam van de website, de webbrowser en de browserversie, het besturingssysteem, het IP-adres evenals de timestamp van het optreden van de betreffende foutmelding en/of -specificatie verzameld. Deze foutlogs worden voor een periode van maximaal 7 dagen opgeslagen. Hiertegen kan geen bezwaar worden gemaakt.

Gebruik van cookies

Op bepaalde delen van deze vacaturesite worden cookies gebruikt. Dit zijn kleine tekstbestanden die worden opgeslagen op het apparaat waarmee je deze vacaturesite bekijkt. Over het algemeen worden cookies gebruikt om een veilige toegang tot een website te garanderen ('strikt noodzakelijk'), bepaalde functies zoals standaardtaalinstellingen uit te voeren ('functioneel'), ter verbetering van de gebruikerservaring of de prestatie van de website ('prestatie') of het plaatsen van doelgerichte reclame ('marketing'). Op deze vacaturesite gebruiken wij alleen cookies die strikt noodzakelijk, functioneel of prestatiegericht zijn, met name om bepaalde standaardinstellingen zoals taalinstellingen uit te voeren, om het wervingskanaal te bepalen of voor analyse van de prestatie van een vacature die tot het oproepen van deze vacaturesite door de gebruiker heeft geleid. Het gebruik van cookies is strikt noodzakelijk voor het leveren van onze diensten en dus voor het uitvoeren van het contract (artikel 6 lid 1 punt b) van de AVG). Opslagperiode: maximaal 1 maand of tot het einde van de browsersessie Recht van bezwaar: In je browserinstellingen kun je bepalen of je het gebruik van cookies al dan niet wilt toestaan. Wij willen je erop wijzen dat het deactiveren van cookies ertoe kan leiden dat bepaalde functies van deze vacaturesite maar in beperkte mate of helemaal niet kunnen worden gebruikt.

Rechten van betrokkenen

Als Personio SE & Co. KG als verwerker persoonsgegevens verwerkt, heb je als betrokkene volgens hoofdstuk III van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) afhankelijk van de rechtsgrond en het doel van de verwerking bepaalde rechten, in het bijzonder het recht van inzage (artikel 15 AVG), het recht op rectificatie (artikel 16 AVG), gegevenswissing (artikel 17 AVG), beperking van de verwerking (artikel 18 AVG) en overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) evenals het recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Als de persoonsgegevens met jouw toestemming worden verwerkt, heb je volgens artikel 7 lid 3 van de AVG het recht om deze toestemming in te trekken. Om je rechten als betrokkene met betrekking tot de verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor het beheer van deze vacaturesite op te eisen, kun je contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke van Personio SE & Co. KG (zie artikel B).

Slotbepalingen

Personio behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op ieder tijdstip aan te passen, om ervoor te zorgen dat deze te allen tijde voldoet aan de geldende wettelijke eisen of om deze aan te passen aan wijzigingen in de aangeboden diensten, bijvoorbeeld als nieuwe diensten worden geïntroduceerd. In dat geval geldt de nieuwe privacyverklaring voor alle bezoeken aan deze vacaturesite en alle sollicitaties die plaatsvinden na deze wijziging.